Dans IDhall, suivant son avancement, une initiative peut passer par différents statuts. Chaque étape est représentée sous la forme de quatre quarts de cercle, chacun représentant une des étapes clés du processus de traitement, ce qui permet de situer visuellement l’avancement de l’initiative dans son cycle de vie.
Vous retrouvez dans l'application des pictogrammes représentant l'évolution du cycle de vie des initiatives :
Brouillon
Lors de la rédaction de l'initiative, si celle-ci n'est pas envoyée à l'approbateur, elle peut être enregistrée comme brouillon afin que l'auteur puisse y revenir ultérieurement (et éventuellement la supprimer) ou la transmettre directement pour approbation.
En attente de décision
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- Enregistrée : dès que l’initiative est enregistrée, elle est transmise à l’approbateur identifié, sélectionné (si le choix manuel est autorisé) ou nommé en fonction de la structure décisionnelle paramétrée.
- Expertisée : les expertises menées par les différents experts sont ajoutées à la fiche de l’initiative. Si l’expert n’a pas coché la case « Expertise confidentielle », l’expertise est consultable par tous les utilisateurs.
- Changement d'approbateur : lorsque l’approbateur juge qu’il n’est pas la personne la mieux placée pour traiter l’initiative, il peut la transférer à un autre approbateur. Cette option peut être aussi utilisée dans le cas d’une structure décisionnelle avec de multiples approbateurs. L’initiative peut aussi être transférée à un autre approbateur après l’approbation de l’initiative. Ainsi, l’approbateur qui a approuvé l’initiative n’est pas celui qui la clôture.
- Mise en attente : une initiative peut être intéressante, mais non applicable dans l’immédiat (manque de ressource, attente d’une autre décision, etc.). Il serait inopportun de rejeter ce type d’initiatives puisqu’elles sont potentiellement porteuses d’intérêt dans un futur proche. D’autre part, les laisser dans la pile des initiatives à analyser encombrerait l’approbateur, d’autant plus que des alertes de retard seraient générées une fois le délai de traitement imparti dépassé. Pour éviter ces problèmes, IDhall offre la possibilité aux approbateurs de mettre des initiatives en attente en précisant leurs motivations. L’initiative rejoint les initiatives temporairement suspendues et ne produit pas d’alerte tant que le délai de mise en attente n’est pas expiré. Quant à l’auteur de l’initiative, celui-ci est informé sur sa page d’accueil et par e-mail que l’initiative a été mise en attente.
Demande d'expertise
L’approbateur peut juger que l’initiative nécessite une étude plus approfondie sur un point particulier qui va au-delà de son périmètre et de celui de l’auteur. Pour ce faire, l’approbateur effectue une demande d’expertise à un des experts référencés dans l’application. Si aucun expert n’est référencé dans l’application, la demande d’expertise n’est pas disponible. Il spécifie également dans quel délai il souhaite recevoir l’expertise. Au-delà de ce délai, une alerte est générée sur sa page d’accueil.
Approuvée
L'initiative a été validée par l'approbateur qui doit désormais planifier sa mise en œuvre.
Rejetée
Si l’approbateur ne souhaite pas donner suite à l’initiative, il peut alors la rejeter. Il lui est alors demandé d’indiquer le motif de non recevabilité et les motivations du rejet pour des raisons de transparence, notamment vis-à-vis de l’auteur. Les initiatives rejetées sont toujours présentes dans la base et donc accessibles, notamment via le moteur de recherche.
Mise en oeuvre
Permet de définir les informations complémentaires à la progression en pourcentage (niveau de confiance, charge réelle accomplie si le module « Ressources » est activé) qui peuvent être renseignées par le chargé de réalisation.
- Mise en oeuvre avec succès : la mise en oeuvre de l'initiative s'est déroulée dans les conditions et délais prévus lors de l'approbation de l'initiative.
- Mise en oeuvre sans succès : la mise en oeuvre de l'initiative s'est ne s'est pas déroulée comme prévue, certaines conditions (délais, livrables) n'ont pas été respectées.